Le transfert de bureau, un déménagement d’entreprise
Le transfert de bureau est un déménagement avec des contraintes, car il s’agit de ne pas désorganiser l’activité de l’entreprise. Le déménageur chargé du transfert de bureau devra envisager le déménagement en prenant en compte des paramètres qui n’auraient pas lieu dans d’autres circonstances.
Le transfert de bureau nécessite de déménager le mobilier avec le plus petit impact possible sur l’activité, l’entreprise ne pouvant généralement pas se permettre d’arrêter son activité. Le déménageur devra s’adapter aux contraintes de l’activité. Il sera en mesure d’intervenir à des heures flexibles pour ne pas perturber la productivité de l’entreprise: tôt le matin, le soir, ou pendant les weekends et jour fériés.
Le transfert des documents et surtout de l’informatique demande un soin particulier et des compétences professionnelles. La gestion des archives est un point clé du transfert de bureau, les documents d’entreprise devront être classés et emballés soigneusement pour un transport sécurisé.
Le déménageur doit donc disposer des compétences nécessaires pour débrancher le matériel informatique et de le rebrancher, une fois qu’ils seront arrivés dans les nouveaux locaux. Il doit également être en mesure d’assurer la gestion des équipements électroniques et des machines. Une entreprise devant réaliser un transfert de bureau devra demander plusieurs devis auprès de déménageurs afin de préparer au mieux cette phase délicate.
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Devis de transfert de bureau
L’établissement d’un devis pour un transfert de bureau est une première étape essentielle. Tous les éléments doivent être pris en compte : la préparation de l’évènement, son organisation et son planning, mais aussi la communication interne à l’entreprise car bien souvent les transferts de bureau sont ressentis difficilement par le personnel y travaillant. Un transfert de bureau est une affaire importante et la prise en compte de tous ces critères sera déterminante dans le choix d’un devis pour ce transfert.
Une nouvelle norme Afnor NF X50-815 définit les éléments qui doivent être pris en compte dans votre devis.
Cette certification repose sur une fiabilité de l’entreprise de déménagement et la qualité des prestations depuis la planification jusqu’à la réalisation. Le déménageur doit s’engager à satisfaire les clients, à respecter les délais impartis et à proposer un service après-vente. Pour mieux comparer les prix des différents déménageurs, considérez les différentes options des prestations et l’assurance offerte.
Préparation et organisation d’un transfert de bureau
La préparation et l’organisation du transfert de bureau revêtent une importance particulière. L’implication et la préparation du personnel de l’entreprise doit également être prise en compte, pour que tout soit prêt le jour J. Les salariés vont perdre leurs repères et pourront se trouver déboussolés, une meilleure préparation par des réunions préparatoires minimisera l’impact du transfert. D’autres éléments seront à prendre en compte dans le devis de transfert de bureau qui sera d’autant réussi qu’ils auront été étudiés avec soin.
L’improvisation est à proscrire dans une opération de transfert de bureau. Tout doit être envisagé, la préparation doit être minutieuse et réalisée à partir d’une méthodologie sans faille. Les sociétés de déménagement d’entreprise vous proposeront un devis pour votre transfert de bureau. Tous les critères pris en compte par les déménageurs seront à étudier, car un manquement pourrait s’avérer à terme très couteux pour l’entreprise devant opérer un transfert de bureau. Parmi ces critères, la préparation doit être envisagée avec sérieux. Le conditionnement dans les emballages doit être prévu de façon optimisée, avec la quantité de personnel nécessaire. L’enlèvement et le transport du mobilier des documents et du matériel informatique doit être établi avec précision.
Ces conditions une fois définies dans un devis déménageur, votre transfert de bureau pourra être réalisé dans les meilleures conditions.
Les étapes d’un transfert de bureau
Dans le cadre d’un transfert de bureau, le respect des étapes-clés des primordial :
- Définition d’une date
Vous devez décider d’une date ou d’une fourchette de dates pour le transfert de vos bureaux. Optez pour la fin de l’année fiscale ou les vacances d’été pour limiter l’impact sur l’activité et les salariés. Vous pouvez également programmer votre transfert tous le soir et le weekend.
- Information des collaborateurs
Cette tâche incombe aux ressources humaines, tous les collaborateurs seront informés du planning, des réunions sont organisées avec tous les collaborateurs. Votre déménageur peut contribuer à la bonne transmission des informations relatives au transfert.
- Inventaire des biens
Le déménageur se déplace sur les lieux pour l’estimation du volume des objets à déménager et à déterminer le type d’emballage spécifique ainsi que leur nombre.
- Formalités administratives et juridiques
Cette étape inclut le changement d’adresse, les déclarations et autres demandes d’autorisation à faire auprès de la mairie ou du greffe du tribunal.
- Transfert informatique et lignes téléphoniques
Pour la réussite du projet de transfert de bureaux et assurer la continuité de l’activité de l’entreprise, le transfert informatique et des lignes téléphonique doit se faire dans les meilleurs délais..
Service garde-meubles
Vous avez besoin d’un espace sécurisé pour stocker temporairement votre mobilier de bureau et vos équipements informatiques ? Votre déménageur peut vous proposer un service garde-meubles. Vos biens d’entreprise sont entreposés dans des containers individuels ventilés et à l’abri de l’humidité. Tous les objets doivent être conditionnés dans des emballages spécifiques pour une protection optimale contre la poussière. Les containers sont plombés et ne sont accessibles qu’à la fin de la période de stockage convenue avec le déménageur dans le contrat.
Précautions de base
- Communiquez votre transfert de bureau sur le site internet de votre entreprise
- Sauvegardez toutes les données de votre système informatique
- Informez vos fournisseurs et vos clients de votre changement de locaux
- Faites le tri dans vos documents d’entreprise et numérisez-les si possible. Votre déménageur peut prendre en charge la destruction des archives inutiles à votre activité