déménagement des entreprises

 

 

Les clés du succès du déménagement d’entreprise

Le déménagement d’une entreprise diffère à plusieurs titres de celui d’un particulier. Le recours aux services d’un professionnel est indispensable pour éviter les pertes de temps, d’argent et de compétitivité.

Le déménagement d’une entreprise répond à des impératifs de délai à respecter scrupuleusement. En effet, elle doit poursuivre rapidement ses activités, même si elle déménage ses locaux ou ses outils de production. Cela exige de la société chargée du déménagement de mobiliser tous les moyens nécessaires pour que le processus ne subisse aucun retard. ADP PRODEM propose diverses solutions pour faciliter le déménagement des entreprises comme le transfert pendant le weekend, durant la nuit ou par tranches.

Compte tenu de l’organisation du déménagement de votre entreprise, le fait que vous n’ayez qu’un interlocuteur unique chez ADP PRODEM simplifie la gestion de tout le transfert. Depuis l’analyse de vos besoins jusqu’à l’exécution des aménagements en passant par la planification, l’organisation du transfert et la mise en conformité, votre déménagement est totalement pris en main.

Cette volonté de services explique qu’ADP Prodem ne réalise aucune sous-traitance pour vous assurer un suivi de qualité.

 

Comment s’effectue le déménagement d’entreprise ?

L’essentiel dans le déménagement d’une entreprise est de réduire au minimum la période de déménagement et de faire en sorte que l’activité de l’entreprise ne soit pas perturbée par l’opération. Pour que le déménagement de votre société soit une réussite, il faut anticiper et voir de près les détails du projet plusieurs mois à l’avance. En moyenne, le déménagement d’une entreprise de moins d’une centaine de collaborateurs nécessite un mois de préparation. Ce délai s’élève entre 2 à 3 mois si votre société compte entre 100 à 300 personnes pour atteindre 6 mois si vous avez plus de 300 collaborateurs.

 

La cellule de transfert

La première étape de la préparation d’un déménagement d’entreprise est la constitution d’une « cellule de transfert » qui regroupe un chef de projet, un coordinateur et un chef d’équipe. Elle est chargée de synchroniser les actions de tous les intervenants en informant l’ensemble des collaborateurs. Il est également recommandé de mettre en place des « correspondants de transfert » au sein de chaque service. Dans la foulée, les représentants du personnel comme le CHSCT et les délégués doivent être informés du projet et de son évolution.

Si le nombre de collaborateurs le permet, il faut programmer une visite des nouveaux locaux pour les familiariser avec leur nouveau cadre de travail. Dans le cas contraire, ce seront les correspondants de transfert qui effectueront la visite et qui rendront compte à leurs collègues.

 

La réunion de préparation et d’information

Des réunions de préparation et d’information doivent se tenir régulièrement pour faire le point sur l’évolution du projet et pour répondre aux questions de vos collaborateurs concernant le détail du transfert et du calendrier établi. Il est souhaitable que l’entreprise de déménagement assiste à ces tables rondes pour embrasser le volet technique de l’opération. C’est également l’occasion de responsabiliser chaque collaborateur sur sa mission dans le déménagement, même s’il s’agit tout simplement d’empaqueter ses affaires personnelles.

 

Inventaire et plan d’implantation

Il convient de procéder à l’inventaire intégral des biens à déménager. Cela peut amener les responsables de l’entreprise à décider s’il est plus rentable de se débarrasser d’une certaine catégorie de mobiliers pour acheter du neuf pour les nouveaux locaux. Cette option est envisageable si la distance entre les deux implantations est trop grande ou si ces mobiliers ne conviennent plus aux installations du nouveau site.

Par ailleurs, il importe de dresser des plans du local pour déterminer les emplacements de chaque service, voire même de chaque collaborateur. En outre, il faut inventer un code pour chaque salarié afin de l’aider à retrouver ses affaires quand il intégrera les nouveaux locaux. L’entreprise de déménagement peut fournir des cartons ainsi que des étiquettes de transfert personnalisées pour faciliter cette phase.

 

Démontage et emballage des meubles

Compte tenu de la délicatesse de cette opération, elle ne peut être confiée qu’à des déménageurs professionnels qui possèdent l’expérience et le matériel nécessaires pour la mener à bien. Un bon étiquetage permet de disposer chaque meuble à la place appropriée dans les nouveaux locaux.

 

Inventaire, déconnexion et reconnexion du parc informatique

La totalité du parc informatique fait l’objet d’un inventaire précis avant d’être étiquetée. Cette opération se déroule avec l’étroite collaboration du service informatique qui procède au préalable à la sauvegarde des données. Il est recommandé de transporter le matériel informatique dans des caisses renforcées par un garnissage bull-pack ou une triple cannelure.

Une fois sur place, chaque poste est reconnecté et paramétré de nouveau, si nécessaire, pour être fonctionnel dès que le salarié réintègre ses bureaux.

 

Nettoyage des locaux

Avant l’arrivée de l’ensemble des collaborateurs, il faut affecter une équipe de nettoyage à l’assainissement des nouveaux locaux. De même, il ne faut pas oublier de nettoyer en profondeur les anciens bureaux en vue de la remise des clés au propriétaire.

 

Mise en place d’une cellule de support

Pendant les deux jours qui suivent le déménagement, une cellule d’aide est nécessaire pour régler les éventuels problèmes liés au transfert. Qu’il s’agisse d’un appareil non connecté, d’un carton introuvable ou d’un téléphone qui ne marche pas, cette cellule est joignable par une adresse courriel unique et un numéro de téléphone.

 

 

Déménagement d’un collaborateur (cadre d’entreprise) ?

 

Il arrive qu’un collaborateur de votre entreprise soit amené à déménager dans une autre ville ou dans un autre pays. Vous pouvez confier cette opération à ADP PRODEM qui se charge de démonter tout son mobilier ainsi que tous ses biens comme l’électroménager, son matériel informatique, hi-fi, vidéo et les objets fragiles. Votre collaborateur n’a plus qu’à emballer son linge, ses livres et ses objets non fragiles dans des cartons livrés par nos soins.

Nous proposons notre aide pour faciliter l’installation de votre collaborateur dans sa nouvelle résidence. Ainsi, nous lui présentons une liste de collèges, d’écoles et de lycées pour scolariser ses enfants. De même, il aura à sa disposition une liste des médecins généralistes et des spécialistes de sa nouvelle ville. Pendant toute la durée du déménagement, il bénéficiera de l’assistance d’un interlocuteur unique au sein de PRODEM et d’un guide pratique pour réaliser les démarches administratives obligatoires. Pour suivre en temps réel le déménagement et vous rassurer sur les délais, tous nos camions sont géolocalisés par GPS.